گزارش نویسی یعنی نوشتن اخبار، اطلاعات، رویدادها و دلایل وتجزیه و تحلیل آن ها به شکل روشن وکوتاه با رعایت دو اصل مهم ساده نویسی و درست نویسی.
نکته: گزارش باید به گونه ای تهیه شود که هدف مورد نظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین گفتار بیان کند.

نکاتی که باید در گزارش نویسی به آن توجه کرد:

۱- مخاطب گزارش کیست؟

همیشه باید در نظر داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و قرار است گزارش پاسخ گوی چه نیازی باشد.

۲- توجه به عنوان و تیزر در گزارش نویسی

انتخاب عنوان: عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد. در عنوان گذاری از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده شود.

اگر خودگزارش نویس نویسنده گزارش است، باید توجه داشته باشد که مخاطب در آغاز از هدف او آگاهی ندارد. در این صورت باید مسئله را به گونه ای در اول گزارش خود بیاورد. اگر درباره ی همایشی گزارش می دهد، در همان چند خط اول روشن شود که این گزارش از چه مراسمی است و به چه دلیل به آن پرداخته شده است.

مراحل گزارش نویسی

۱ - مرحله ی برنامه ریزی، تدارکات و مقدمات:

گزارشگر برای تهیه ی گزارش خود باید کاملا آگاه باشد که این گزارش به چه دلیل تهیه می شود ، برای پاسخ گفتن به چه نیازی است و برای هر چه بهتر شدن مطلب به چه امکانات و اطلاعاتی نیازمند است.

۲ - مرحله ی تنظیم و سازمان دهی: (مهم ترین بخش گزارش نویسی)

نکته : گزارشگر باید مخاطب گزارش را کاملا نسبت به موضوع و آنچه برایش در گزارش دارای اهمیت بیشتری است آگاه ، و روی موارد اصلی و فرعی گزارش تاکید کند.

گزارشگر برای آنکه بداند چه چیزی را باید به گزارش بیافزاید یا از آن حذف کند، باید توجه داشته باشد که اجزای گزارش با هدف گزارش ساز گاری دارند. برای این کار باید بتواند به پرسش های زیر پاسخ دهد:

چه کسی گزارش را خواهد خواند؟
چه کسی گزارش را خواسته است؟ (ممکن است خواننده ی گزارش و کسی که آن را خواسته است، یکی نباشند.)
از گزارش چه استفاده ای خواهد شد؟
مخاطب چه انتظاری از گزارش دارد؟

یعنی یک گزارش خوب باید به پنج سوال: چه چیز؟ چگونه؟ برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ پاسخ دهد.

۲ - ۱ ساختار گزارش

چگونگی تنظیم گزارش، مهم ترین عامل در تنظیم آن است. ساختار و بدنه ی هر گزارش به طور کلی بر سه پایه ی:" مقدمه، بدنه ی اصلی و پایان گزارش" استوار است.

۲ - ۲ ویژگی های مقدمه

مقدمه در ارتباط با موضوع گزارش باید به گونه ای تهیه شود که برای مخاطب قابل فهم و معنا دار باشد.
مقدمه باید بتواند در خواننده نسبت به موضوع علاقه ایجاد کند.
مقدمه باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری داشته باشد.

۲ - ۳ متن یا بدنه ی اصلی

متن یا بدنه ی اصلی گزارش، جای ارائه ِی آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن هاست.

۲ - ۴ پایان گزارش

در پایان گزارش نتیجه گیری وپیشنهادها می آیند.

۲ - ۴ - ۱ روش های تاکید بر نکته های مهم:

اندازه و تناسب: هر قدر نکته ای در گزارش مهم تر باشد، باید فضای بیشتری به آن اختصاص داده شود.
زبان تاکید: به کار بردن عبارت هایی همچون: "مهم ترین عامل"، "نکته ی اساسی" و ... توجه خواننده را جلب می کند.

۲ - ۵ رعایت ترتیب منطقی در گزارش نویسی

در مرحله ی دوم گزارش نویسی، یعنی شکل و صورت گزارش، مطالب باید به ترتیب منطقی سامان داده شوند. در این مرحله باید:

عنوان های اصلی و فرعی مشخص ، و بنابر اولویت و اهمیت مرتب شوند.
بررسی طرح برای تهیه ی پیش نویس گزارش انجام شود.

چند اصل در تعیین اولویت ها:

- کل باید با جزء برابر باشد.
- پاراگراف ها(بند ها) از نظر اندازه تعادل داشته باشند.
- باز کردن یک بخش جانبی به شکل جداگانه، بدون آن که به بخش اصلی مربوط باشد، امکان پذیر نیست.

۳ - مرحله ی نگارش

در این مرحله باید به ۴ اصل توجه داشت:

۳ - ۱ تهیه ی پیش نویس:

پیش نویس، ستون و بدنه ی اصلی گزارش است. در این مرحله، قالب اصلی گزارش شکل می گیرد.

۳ - ۲ سبک گزارش:

گزارش باید روشن، دقیق، و خلاقانه باشد. گزارشگر باید بکوشد با حفظ جنبه ی رسمی و علمی گزارش ، آن را ازحالت خشک و بی روح در آورد. از به کار بردن واژه ها و اصطلاح های گزافه آمیز همچون: هرگز، بی نهایت، بدون ذره ای شبهه باید گفت و ... خودداری کند.

۳ - ۳ چگونگی به کار بردن واژه ها:

گزارشگر نباید برای پر رنگ جلوه دادن گزارش خود یا نشان دادن میزان اطلاعاتش درباره ی موضوع، از واژه های سنگین و دشوارفهم بهره بگیرد.

۳ - ۴ جمله:

جمله باید شامل یک مضمون و نکته ی اصلی باشد. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که:

هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود.
هیچ نکته ی اضافی و غیرضروری در جمله گنجانده نشود.
به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی( در اندازه ی متعادل) واژگان، دقت شود.
حروف ربط مانند از، و، که و ... در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند.
به کار بردن حرف ربط " ویا " نادرست است . یا را باید بدون" و" به کاربرد.
از نوشتن جمله های بلند خود داری شود.
اگر جمله با"اگرچه ، گرچه ، با این که ، با آن که ،باوجود این که ، با وجود آن که " آغاز می شود ،در جمله ی وابسته ی بعدی نباید از واژه ی" اما" استفاده کرد . نمونه "گرچه این موضوع به او گوشزد شده بود ، توجهی به آن نکرد."

برای آگاهی بیشتر به شیوه نامه ی ویرایش کتابک نگاه کنید.

۳ - ۵ پاراگراف (بند):

در گزارش، پاراگراف (بند) به معنای مجموعه جمله هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می کنند.

۳ - ۵ - ۱ استفاده از پاراگراف(بند) چه امتیاز هایی دارد:

شکستن یکنواختی متن
کمک به درک تقسیم بندی موضوع
آسان کردن رجوع به هر مطلب
جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی

نکته: در نگارش باید کوشید همان گونه که در یک جلسه ی غیر رسمی سخن می گوییم، بنویسیم. به این معنا که مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و کوتاهی نگاشته شوند.

۴ - مرحله ی بازبینی و اصلاح و تهیه ی متن:

این مرحله، آخرین بخش تهیه ی گزارش است. در این بخش از کار، گزارشگر باید تمام مطالب را یک بار دیگر بازبینی ، و ایراد های آن را اصلاح کند.

آخرین نکته: همیشه پیش از برگزاری مراسم و رویدادهای رسمی مانند نمایشگاه کتاب و...برای گرفتن کارت یا مجوز تهیه ی گزارش و عکاسی با بخش روابط عمومی برگزار کننده تماس گرفته شود. بروشور و کارت خبرنگاری را همراه داشته باشید.

گزارش چیست؟

در موارد تحصیلی گاهی واژه‌های مقاله و گزارش با هم تداخل پیدا کرده یا به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند. اما در تجارت، محیط‌های علمی یا فنی و در محیط کار بیشتر به گزارش نیاز است. مقاله با بحث و استدلال سَر و کار دارد، در حالی که گزارش بر حقایق تمرکز می‌کند. اصولا گزارش یک سند مختصر و مفید است که برای هدف و مخاطبی خاص نوشته می‌شود، معمولا مشکل یا موقعیتی را تجزیه و تحلیل می‌کند و برای اقداماتی که در آینده باید صورت گیرند، توصیه‌هایی ارائه می‌دهد. گزارش با واقعیت‌ها سر و کار دارد، بنابراین باید شفاف و خوش‌ساخت باشد.

ملزومات ساختار و محتوای گزارش در هر سازمان یا هر بخشی متفاوت است و در زمینه‌ی تحصیلی نیز به درس و استاد بستگی دارد، پس بهتر است قبل از اینکه شروع به نوشتن کنید، ببینید آیا دستورالعمل خاصی وجود دارد یا نه؟

گزارش‌ ممکن است شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد:

توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها؛
تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛
ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان؛
بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی؛
توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی؛
نتیجه‌گیری؛

مسلما همه‌ی این موارد در هر گزارشی ضروری نیستند. اگر می‌خواهید گزارشِ کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. مثلا در بریتانیا خیلی از سازمان‌های دولتی دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه‌‌ی گزارش به مقامات مافوق دارند که باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد.

بخش‌بندی و شماره‌گذاری در گزارش نویسی

گزارش باید به‌گونه‌ای طراحی شده باشد که اطلاعات را با ساختار منظمی در اختیار خوانندگان قرار دهد و آنها را قادر سازد تا اطلاعاتی را که به دنبالش هستند به‌آسانی و به‌سرعت پیدا کنند. به این منظور گزارش‌ باید به بخش‌ها و زیربخش‌های مرتبط تقسیم شود و فهرستِ محتویات داشته باشد. شماره‌گذاری صفحات هم مهم است. در برنامه‌های واژه‌پرداز (مثل Microsoft Word) می‌توانید فهرست محتویات و سرتیترها را اضافه و صفحات را شماره‌گذاری کنید. همچنین این برنامه‌ها قابلیت این را دارند که وقتی گزارش‌تان را ویرایش و بخش‌هایی به آن اضافه یا کم می‌کنید به صورت خودکار به‌روز شوند.

گزارش نویسی

شروع: برنامه‌ریزی و آمادگی پیش از نوشتن

ساختار گزارش در هدایت مخاطب برای درک بهتر افکار و پیشنهادات شما بسیار مهم است. بنابراین بهتر است قبل از نوشتن، برای گزارش خود برنامه‌ریزی کنید.

مرحله‌ی اول: دستور کارتان را بدانید

معمولا قبل از اینکه گزارش را بنویسید دستور کار شفافی از اینکه چه چیزی باید مورد مطالعه قرار بگیرد و گزارش برای چه کسانی آماده می‌شود، دریافت می‌کنید. اول از همه دستور کارتان را خوب مطالعه کنید و دقیقا بدانید گزارش برای چه کسی نوشته می‌شود. اگر دانشجو هستید، مخاطب گزارش شما فقط استادتان نیست بلکه کسانی هستند که آن گزارش برای‌شان نوشته می‌شود. نکته‌ی بعدی دلیل نوشتن گزارش است و اینکه می‌خواهید خواننده بعد از خواندن آن چه کاری انجام دهد، آیا مثلا قرار است تصمیمی اتخاذ کند یا به توصیه‌ای عمل کند.

مرحله‌ی دوم: در تمام مدت دستور کار را در ذهن داشته باشید

در گزارش نویسی، هنگام برنامه‌ریزی و نوشتن حتما دستور کار را در ذهن داشته باشید، اینکه برای چه کسی و چرا می‌نویسید؟ تمام افکار شما باید بر این موضوع تمرکز داشته باشد و این یعنی باید بیرحمانه، گزارش خود را ویرایش و هر نکته‌ی نامرتبط را از آن خارج کنید. همینطور که مطالعه و تحقیق می‌کنید، مطالب را با توجه به موضوع دسته‌بندی کنید. حواس‌تان باشد که مآخذ و منابعِ همه‌ی نکاتی که برمی‌دارید را بدانید مخصوصا در گزارش‌های تحصیلی. ممکن است ارجاع دادن در گزارشی که برای محل کارتان می‌نویسید زیاد اهمیتی نداشته باشد، ولی به هر‌ حال مهم است که بتوانید ادعاهای خود را ثابت کنید، پس بهتر است بدانید اطلاعات‌تان را از چه منابعی به‌دست آورده‌اید.

ساختار گزارش

ملزوماتِ ساختار گزارش نیز مانند محتویات آن بسته به نوع سازمان یا گزارشی که می‌نویسید، متفاوت هستند. بنابراین قبل از هر چیز، اگر دستورالعمل خاصی وجود دارد حتما آن را مطالعه کنید. با این حال باید ساختار معمولی‌ای که همیشه برای هر نوشته‌ای وجود دارد را رعایت کنید که شامل چکیده‌ی اجرایی، مقدمه، بدنه‌ی اصلی گزارش و بخش مربوط به نتیجه‌گیری و پیشنهادات می‌شود.

چکیده‌

چکیده‌ برای یک گزارش علمی، خلاصه‌ی کوتاهی از محتویات گزارش است. بهتر است نوشتن این قسمت را به آخر و زمانی که می‌دانید نکات کلیدی‌ گزارش‌تان کدام هستند، موکول کنید. چکیده نباید بیشتر از نصف تا یک صفحه باشد. به خاطر داشته باشید که هدف اصلی چکیده‌ این است که به مدیران اجرایی این فرصت را بدهد نگاهی اجمالی به محتویات گزارش بیندازند.

مقدمه

مقدمه نشان می‌دهد که می‌خواهید چه بگویید و خلاصه‌ای از مشکلی که درباره‌اش بحث می‌کنید را مطرح می‌کند. همچنین باید اشاره‌ی کوتاهی هم به نتیجه‌گیری داشته باشد.

بدنه‌ی اصلی گزارش

بدنه‌ی اصلی گزارش باید به‌دقت و به‌گونه‌ای ساختاربندی شده باشد که خواننده را به‌خوبی در میان موضوعات ارائه شده، هدایت کند. به این منظور باید بدنه را به بخش‌های مختلف تقسیم و برای هر بخش، زیربخش‌هایی مرتبط با موضوع یا قسمت‌هایی که باید بیشتر به آن پرداخته شود، در نظر بگیرید. برای هر موضوع باید نکات اصلی و قسمت‌هایی که مورد اختلاف هستند را به‌صورت خلاصه و شفاف مورد بحث قرار دهید. همچنین می‌توانید نتایج تجربی را نیز در این بخش قرار دهید. تمام اطلاعاتی که ارائه می‌دهید باید به دستور کار و موضوع اصلی مورد بحث مرتبط باشند.

نتیجه‌گیری و پیشنهادات

نتیجه‌گیری نشان می‌دهد از اطلاعات چه برداشتی می‌شود، نتایج تجربی نیز در این قسمت جا می‌گیرند. نتیجه‌گیری می‌تواند شامل پیشنهادات هم باشد یا می‌توانید برای آنها یک بخش مجزا در نظر بگیرید.

پیشنهادات، توصیه‌های شما برای بهتر شدن موقعیت را نشان می‌دهند و باید دقیق و قابل اندازه‌گیری باشند. اگر پیشنهادات شما به موارد مالی مربوط می‌شوند، باید آنها را با هزینه‌های تخمینی مشخص کنید.

سبک نوشتن

در حین گزارش نویسی، هدف‌تان باید کاملا واضح باشد. از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که حتی برای فردی که در زمینه‌ی موضوع مورد نظر اطلاعات کافی ندارد هم قابل درک باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از اصطلاحات فنی و تخصصی اجتناب کنید. اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید تمامی واژه‌هایی را که استفاده می‌کنید، توضیح دهید. اگر احساس می‌کنید باید بیشتر از پنج کلمه را توضیح دهید، یعنی بیش از حد از اصطلاحات تخصصی استفاده کرده‌اید و باید چند مورد از آنها را حذف و با کلمات ساده جایگزین‌ کنید.

مخاطبان خود را مدنظر داشته باشید. اگر قرار است گزارش شما خطاب به فرد خاصی نوشته شود، دقت کنید آیا باید از «شما» استفاده کنید یا از «سوم شخص مفرد»، برای مثال: «شاید جناب مدیرعامل مایل باشند این موضوع را مدنظر بگیرند…»، یا «جناب وزیر موافقت کرده‌اند که…».

حرف آخر

مانند همه‌ی مقالات یا نوشته‌های رسمی، گزارش شما هم باید بارها خوانده و با بیرحمی ویرایش شود. دقت کنید که حتما تمام اطلاعاتی که در گزارش نوشته‌اید مرتبط به موضوع باشند، همینطور از نظر دستوری، املاء و استفاده‌ی درست از ضمایر هم باید دقت لازم را به عمل آورید. بهتر است یک بار دیگر هم ساختار و ملزومات مربوط به آن را بررسی کنید. برای گزارشاتی که در زمینه‌ی تحصیلی هستند دقت کنید که به تمامی مراجع به‌درستی اشاره شده باشد. مراقب باشید که سهوا و بدون اینکه حتی خودتان هم متوجه شده باشید از جایی کپی‌برداری نکرده باشید.

در آخر حتما از خودتان سوال کنید: «آیا گزارش من در راستای هدف مورد نظر آماده شده است؟» فقط در صورتی که پاسخ مثبت بود، می‌توانید آن را به مخاطب مورد نظر ارسال کنید.

دوستان عزیز، لطفا قبل از دانلود محصول، اطلاعات مربوط به محصول که در زیر آمده است به دقت مطالعه فرمائید:

۱) فایل ها و تصاویر موجود در سایت تنها با نرم افزارهای مرتبط قابلیت مشاهده دارد و باید این نرم افزراها بر روی سیستم شما نصب شده باشد.

۲)لایه های نرم افزاری مختلف، قابلیت همپوشانی دارند و می توانید با دریافت دیگر فایلها از آنها استفاده نمایید.

۳) پیش از استفاده از نرم افزار مرتبط، لازم است فایل دانلود شده را از حالت فشرده خارج نمایید. جهت این کار لازم است از فایل های وین رر و زیپ استفاده نمایید.

۴) چنانچه موفق به دریافت و تهیه مستقیم فایل نشدید، با ما در تماس باشید تا در اسرع وقت به درخواست شما رسیدگی شود.

5) جهت استفاده از خدمات سایت پیشنهاد می شود که عضو سایت شده و مطالب ما را از طریق خبرنامه نیز دریافت نمایید

6) تخیف های دوره ای و هفتگی سایت را می توانید از طریق کانال تلگرامی پی دی اف یار پیگیر شوید و از آنها در زمان مقرر استفاده نمایید

7) توجه داشته باشید، که درج قیمت برای محصولات فایل مجازی فروشگاه به منزله قیمت واقعی محصول نبوده و تمام تلاش شده است تا محصولات به صورت رایگان و با حفظ حقوق مولف در فروشگاه بارگذاری شود. با این وجود هزینه های جانبی نظیر هزینه های نگهداری سایت موجب شده است تا حداقل هزینه برای آنها در نظر گرفته شود. لذا بیشتر هزینه پرداختی توسط کاربران، صرفا جهت حمایت از سایت می باشد.

8) تصاویر فوق که در البوم تصاویر قرارداده شده است، از این فایل بوده و می توانید قسمت های اولیه را به صورت تصویر در بالا مشاهده نمایید

از اینکه سایت پی دی اف یار را به عنوان مرجع تهیه اقلام مورد نیاز خود انتخاب نموده اید، سپاسگزاریم

محمد ذاکر برای 09-17-1401 02:19 ب ظ

بلي محتوای خلص مقاله را خواندم ، مطالب تازه و جالب داشت ، تشکر از نویسنده مقاله و از شما دوستان

یک نظر بنویسید

*نام شما:

*نظر شما:

کد امنیتی *

نظر فیسبوک